| 医療秘書の仕事とは |
医療秘書の仕事とは何をやるの
～受発信文書～
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受信文書
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病医院の受信文書の種類は、
①調査依頼をします
厚生省関係では、施設調査、病院現況調査、看護婦夜勤体制等です。
民間機関では、日本病院会、日本医師会によるものです。生命保険会社からの患者の診断書、製薬会社の調査依頼など。
②ダイレクトメール
製薬、医療器具、ビジネスマシン、医学関連出版社からのものです。
③個人的なもの
学会関係、関係団体、患者関係
文書の選別
①開封しないで渡す文書
親展、重要、秘扱い、書留、簡易書留、私信、私信か公信か定かでない場合は開封しないで、私信を除き、封筒の下部に受付印を押して、受信簿に記入してから渡すようにしましょう。
②開封して渡す文書
公信～一般文書、DMは開封して、文書の右上部余白に受付印を押し、必要な書類にだけ受け付け番号を記入して、受信簿に記入します。
受付印は返信する調査票、新聞、雑誌、広告などには押さないようにします。
封書は文書に重ね、文書が横書きなら左上、縦書きなら右上をクリップで止めるようにします。
開封した文書に目を通して、上司が必要とする資料を添えます。
また、院長秘書のケースですと、病院宛の文書は院長名で届きますので、他部門の長に処理を依頼するのを選び、院長の許可をとって担当部門に配りましょう。
注意する点は調査票などの返信の必要とするものは、返信期限日を受信日に記入して、ちゃんと返信されたかを記入しましょう。
同時に多くの来信を上司に渡す順序は、
緊急重要文書
急ぐ文書
重要文書
私信、普通郵送文書
ダイレクトメール
診療に多忙な上司を補佐する秘書は、上司に時間を与えようとするように心がけて、事務文書の要点メモを添えたり、主要点はアンダーラインで目立たせて、上司が判断するのを簡単にして、上司が事務に割く時間を細かくします。
紹介患者名簿
患者関係の受信で、院長秘書が注意する点は、多くの紹介患者を院長にかわって記憶することがあることでしょう。
院長にとって大切な人間関係でありますから、、次のような名簿を作成して携えると便利ですね。
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発信文書
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１、病院発信文書の種類
病医院の発信文書は、定期的にだします届出と一般文書があります。
都道府県関係で所轄保健所へ提出する届出は、病院報告、各種予防法に定められています伝染病に関する届け出などがあります。
２、作成文書の処理
発信文書の写しをとって、ファイルをします。
院外へ発信します文書には押印する習慣があって、押印は必ず責任者の許可をとってから印を押します。
１、代表者印
病院代表者の印で、印影を登記所に届けた印です。
必要によって印鑑証明書が交付される届出で、重要文書に、代表者自身が押印します。
そして厳重に保管される印っですね。代表者の許可を得た物のみが扱います。個人の実印に相当します。
２、常用印
病院名の角印と職印の丸印を２つ組み合わせて押すのが正式であります。
３、銀行印
取引銀行への届け印であって、預金払い戻し請求書、小切手等に押します。
４、押し方の種類
契印
文書が２枚以上のとき、その両方にまたがって、つなぎの印を押して、変造を防ぐために押す印になります。
割印
正本(原本)と写しや発信簿と発信文書に両文書に半分ずつ印影をまたがらせて残す印の押し方です。
訂正印
文書の字句を訂正したときに、欄外に押す印です。略式は訂正箇所だけに訂正印を押します。
捨て印
誤記を訂正するために前もって欄外に押しておく印影です。悪用の危険を含むときは押したらいけません。
消印
文書に印紙を貼ったときに、印紙と文書の両方にまたがって消印する義務が印紙税法で決まっています。
重要文書を除いては、サインでも両方の文書にかかれば消印となります。
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