| 医療秘書の仕事とは |
医療秘書の仕事とは何をやるの
〜ファイリング〜
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ファイリング
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そもそも、ファイルという言葉は、最近よく利用されている言葉で、最近よく使用されています日本語化されている英語のひとつであって、言葉がもつ意味も広く、整理整頓(片付ける)という言葉に近いものがあり、語源はラテン語の糸(Filium)から出たといわれています。
おそらく前は、羊皮紙などに書かれていた記録類を、糸で閉じるという意味であったといいます。
したっがった書類を閉じるということが発展として、閉じこみ帳、フォルダー、書類入れのことまで、現代では一般的にファイルを呼んでいますよね。
情報が管理される状態の意味ということになりますね。
しかしながら、いずれのケースにしても医療分野に限らず、どのような分野におきましても、情報の活用や利用面から考えれば、これだけの単独だと何の効力も発揮しないでしょう。
どのようなゲームにもルールというものが存在して人や道具をかき集めることによって楽しめることができます。
もし、集まった人たちがルールを知らなかったり、そんなものが存在しなかったとしたらゲームを楽しめなくならないでしょうか。
ファイルが活用する道具であるならば、ファイリングはゲームのルールであるといえるでしょう。
ファイリングの定義としては、必要なときに、必要としている人に、目的の情報資料を、正確かつ迅速に提供できることと、また、そのための作業として、欲しいと思う資料や書類を提出して、利用するための目的と分類によって整理しましょう。
ファイリングの考え方としましては、とくに医療機関では、資料・書類・記録などを正確に提供すために、まず考えられることは、一定の基準で設けて、分類することになります。
分類は一緒で、よく似たものを同じ枠の中に入れて整理することで、これに番号などが与えられます。
ファイリングの重要性として、大切なことは、膨大な情報資料やときにはファイルの中から検索することになります。
そのために与えられた情報をもとに、これらを検索する過程の中で何かの媒体が必要になってもきます。
ファイリングは１つの単独作業ではなくて、分類して、コード番号を与えて、牽引を作成します。この一連の流れを終了して、ファイリングがあるわけで、いつもその前後の関連する作業を考えておく必要があります。
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ファイリングは必要なの
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ファイリングの目的としましては、必要なときに、必要とする情報資料、ファイルなどを検索して、正確にそして迅速に情報を提供することであります。そのために、ファイリングが必要であり、とくに医療機関においては、膨大な診療記録(カルテ)、診療に関係する記録、診療伝達伝票、病院管理部門における文書、帳簿、絡文書類等がありまして、それこそさまざま種類があります。
これらの中から必要な情報を選び出すことがすごく難しく感じられると思います。
さらに、医療機関におきましては、これらの記録類の多くは、法定により保存期間の規定があって、とくに診療録や診療記録などは、正確迅速に提供することが必要です。
ファイリングの必要性は、ファイルとしての情報資料が蓄積されて、保管されていても、ファイリングがされていなければ、死蔵されているにすぎず、ファイリングがあってはじめて、情報に命が宿ってきます。
そういったためにもファイリングの必要性は分かってくると思います。
医学医療の進歩が、医療機関の近代化、高度化に著しい拍車をかけて、その結果病院の事務運えお、年々複雑化しています。
こうした医療を取り巻く諸問題を背景に、病院における情報資料は、従来から一般企業に比較して、その規模から考えると、情報量の多さは目を見張るものがあります。
さらには、年々複雑になってきた社会構造の中における医療のあり方を考えると、その量は増大する一方であります。
その中にあって、正しい医療を行うために、患者、医師、病院にとって、医療情報資料の管理とその活用は、病院管理上の診療活動から考えて、欠くことのできないものであります。
病院も一般的な会社と同じように、膨大な情報量の処理と活用のために、ハイテク化、OA化を進めています。
しかしながら、情報処理がいくら機械化されても、医療機関における、現物保管は法的に義務付けされており、モノはなくならないわけでありますから、いかにファイリングしておくかが重要な課題になります。
病院においては、それぞれにもつ情報資料の性格によって、管理方式を分散の仕方によって管理方法があります。
すなわち何を利用するかによって、どの保管方法が、性格迅速に提供できるかを基準に考える必要性があります。
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